Seit 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. Während der Empfang digitaler Belege für alle Betriebe sofort verpflichtend wird, rückt 2026 die „heiße Phase“ der aktiven Umstellung näher. Erfahren Sie, was dies für die Büroabläufe und die IT-Struktur in Handwerk und Bau bedeutet.

Was kommt auf das Handwerk zu?

Die gesetzliche Verpflichtung zur Einführung der E-Rechnung ist beschlossen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen (z. B. im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format) zu empfangen und zu archivieren. Während für den Versand von Rechnungen Übergangsfristen bis 2027/2028 bestehen, markiert das Jahr 2026 den entscheidenden Zeitraum, in dem Betriebe ihre internen Prozesse final digitalisiert haben sollten.

Für Unternehmen im Handwerk und Baugewerbe bedeutet dies das Ende der klassischen „Zettelwirtschaft“ im Rechnungswesen. Es geht nicht mehr nur darum, ein PDF per E-Mail zu versenden, sondern um strukturierte Datensätze, die direkt von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden können.

Warum betrifft das konkret Handwerk und Bau?

Gerade in Branchen mit komplexen Projektstrukturen und vielen Materiallieferanten – wie dem Elektro-, SHK- oder Hochbaugewerbe – fallen monatlich hunderte Belege an. Die manuelle Erfassung dieser Daten ist fehleranfällig und zeitintensiv. Die E-Rechnung bietet hier die Chance, das Projektcontrolling massiv zu beschleunigen, da Kostenstellen und Materialpositionen automatisiert zugeordnet werden können.

• Betroffene Gewerke: Besonders betroffen sind alle Betriebe, die als Subunternehmer für größere Firmen tätig sind oder öffentliche Aufträge bearbeiten. Hier wird die E-Rechnung oft schon vor Ablauf der gesetzlichen Fristen zum Standard erhoben.

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  Technische Anforderungen: Die Anforderung liegt in der Schnittstellenkompetenz. ERP-Systeme wie pds müssen so konfiguriert sein, dass eingehende E-Rechnungen direkt in die Projektplanung und das Rechnungswesen einfließen, ohne dass ein Medienbruch entsteht.

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  Aktuelle Unsicherheiten: Viele Inhaber sind unsicher bezüglich der GoBD-konformen Archivierung. Es herrscht oft die Fehlannahme, das einfache Abspeichern einer E-Mail reiche aus. Tatsächlich muss der gesamte digitale Prozess manipulationssicher dokumentiert sein

Orientierungsfragen für Betriebsinhaber: 

1.  

   Sind unsere aktuellen Softwarelösungen (ERP/Buchhaltung) bereits für den Empfang und die Darstellung strukturierter XML-Daten zertifiziert?

    

2. Verfügen wir über ein digitales Archiv, das die Anforderungen der GoBD für elektronische Belege erfüllt?

3.  

   Sind unsere Mitarbeiter im Büro geschult, eine E-Rechnung von einem einfachen Bild-PDF zu unterscheiden?

4. Können wir bereits heute absehen, ob unsere Lieferanten ab 2025 bevorzugt oder ausschließlich digital fakturieren werden?

    

Handlungsschritte für Ihren Betrieb

• Software-Check: Kontaktieren Sie Ihren Software-Partner, um sicherzustellen, dass Ihr ERP-System (z. B. pds) auf dem neuesten Stand für die E-Rechnungsverarbeitung ist.

• Prozess-Audit: Prüfen Sie den Weg einer Eingangsrechnung – vom Postfach bis zur Freigabe. Wo entstehen heute noch Verzögerungen durch manuelles Abtippen?

• Zentrale E-Mail-Adresse: Richten Sie eine dedizierte Adresse (z. B. rechnung@ihr-betrieb.de) ein, um alle digitalen Belege zentral zu erfassen.

• Digitale Signatur & Workflow: Implementieren Sie einen digitalen Freigabeprozess, damit Rechnungen auch von der Baustelle aus via Tablet geprüft werden können.

Wir können helfen! 

Möchten Sie klären, welche Auswirkungen diese gesetzliche Entwicklung auf Ihre spezifischen Prozesse hat? Die hup-si GmbH unterstützt Sie als spezialisierter IT-Dienstleister für das Handwerk bei einer strukturierten Analyse Ihrer IT- und Softwarelandschaft. Unser Ziel ist eine gemeinsame Bestandsaufnahme, um Ihre Büroabläufe rechtssicher und effizient für die kommenden Jahre aufzustellen.

Schlagwort: Prozessdigitalisierung