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Ohne Prozessoptimierung keine Digitalisierung

Thorsten Dirks, Chef von Eurowings, hat bereits 2015 auf dem Wirtschaftsgipfel der Süddeutschen Zeitung gesagt: “Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess.” Wie so oft auch bei Sprichwörtern hat diese Aussage einen wahren Kern. Das Thema Digitalisierung ist in aller Munde und jedes Unternehmen, egal ob groß oder klein, hat es auf der Agenda. Doch oft ist nicht klar, was mit Digitalisierung gemeint ist und wo man anfangen soll.

Digitalisierung zur Steigerung der Produktivität

Vom Ende her gedacht geht es vielen Unternehmen darum, ihre Produktivität durch die Digitalisierung zu erhöhen. Das bedeutet: Die Digitalisierung ist auch ein unternehmerisches Mittel, um die Effizienz nachhaltig zu steigern. Effizienter werden bedeutet wiederum, Dinge mit weniger Aufwand als bisher zu erledigen. Die Ersparnis kann sich dabei sowohl auf die eingesetzten Mittel als auch die notwendige Zeit beziehen. Indem Prozesse digitalisiert werden, können sie durch Maschinen, konkret Computersysteme, erledigt werden und zwar schneller und günstiger als zuvor durch Menschen. Genauso wie in vergangenen Zeiten handwerkliche Tätigkeiten nach und nach auf Maschinen übertragen wurden, sind jetzt Dienstleistungen und Services an der Reihe.

Alles was sich digitalisieren lässt, wird digitalisiert

Was ist also notwendig, damit Computer Service-Dienstleistungen übernehmen können? Zunächst einmal muss es sich um Dienstleistungen handeln, die sich überhaupt digitalisieren lassen. Das klingt recht platt – ist es aber nur auf den ersten Blick, was an folgendem Beispiel gezeigt werden soll. So mag man schnell zu der Einschätzung kommen, dass sich die Dienstleistungen eines Friseurs nicht digitalisieren lassen. Wer möchte sich schon von einem Roboter die Haare schneiden lassen. Rund um die eigentliche Tätigkeit des Haareschneidens gibt es aber eine Vielzahl an Tätigkeiten und Arbeitsschritten, die sich sehr wohl digitalisieren lassen. Dies beginnt bei der Terminvereinbarung, erstreckt sich über die Beratung und hört bei der Abwicklung der Bezahlung noch lange nicht auf. Genau diese Tätigkeiten und Arbeitsschritte lassen sich als Prozesse erfassen, die auch digitalisiert werden können. Damit dies gelingt, sind folgende Schritte notwendig:

Die wichtigsten Punkte im Überblick

  • Gesamtüberblick über die Dienstleistung verschaffen (von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Weiterempfehlung)
  • Analyse der einzelnen (Teil-) Arbeitsschritte
    • Einfachheit: komplizierte Arbeitsschritte in einfache Teil-Arbeitsschritte zerlegen → frei nach dem KISS-Prinzip („keep it simple, stupid“)
    • Häufigkeit: mit den häufigsten beginnen und ganz seltene Arbeitsschritte später oder gegebenenfalls gar nicht digitalisieren
      → Paretoprinzip (80/20-Regel)
  • “Normalisierung” der Arbeitsschritte: Erkennen von Regeln und Bewerten der Ausnahmen (sind diese wirklich erforderlich für das Gesamtergebnis oder nur “schlechte Gewohnheit”)
  • Besondere Beachtung der Übergabepunkte und Schnittstellen

Digitalisierungs-Check

Sind Sie mit der Digitalisierung schon fertig? Oder haben Sie schon aufgegeben? Nein? Dann zögern Sie nicht und fragen unseren Digitalisierungs-Check an. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Prozesse zu optimieren und erfolgreich zu digitalisieren.

Autor

Yvonne Fleck berät und begleitet als Prozessberaterin bei Communisystems kleine und mittelständische Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Transformation. mehr

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