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Effektive Meetingkultur – von Teammeetings, Webkonferenzen & Co.

Klaus Klages sagte einmal „Das Leben ist zu kurz für lange Meetings“. Obwohl sie ein fester Bestandteil des Unternehmensalltags sind, werden Besprechungen häufig zu oft und zu lange durchgeführt und sind schlussendlich doch unergiebig. Vom Kick-Off über Jours fixes bis hin zu Workshops – Mitarbeiter und Chefs werden regelrecht von Meetings überflutet.

Kaum wird der Firmenlaptop aufgeklappt, zeigt das Outlook mindestens eine Terminanfrage an. Ein kurzer Blick in den Termin: Um welches Thema handelt es sich? Dann erfolgt der Kalenderabgleich, ob es zeitlich passt. Im gleichen Atemzug wird überlegt, welche Aufgaben dazu anstehen. Diese werden nach Priorität geordnet. Hand aufs Herz – uns geht es allen so, oder? Meetings gehören heutzutage zum Arbeitsalltag.

Doch sind die Meetings immer für die richtigen Personen bestimmt? Gibt es Mitarbeiter, die mit den Meeting-Themen gar nicht vertraut sind und trotzdem ein bis zwei Stunden (oder mehr) pro Tag an Meetings teilnehmen? Die Definition eines Meetings besagt, es sei ein Treffen von zwei oder mehr Personen aus einem bestimmten Grund. In Unternehmen besteht grundsätzlich die Neigung, mehr Mitarbeiter zum Termin einzuladen als tatsächlich notwendig sind. Ganz nach dem Motto: Je mehr Teilnehmer ihr Wissen einbringen, umso schneller wird ein Ergebnis erzielt.

Karrierebibel berichtet, dass der Büroalltag heute so aussieht:

„Manager wie Angestellte verbringen im Schnitt 4,9 Arbeitsstunden pro Woche damit, Sitzungen zu koordinieren. Dabei werden dann durchschnittlich sieben Besprechungen pro Woche vereinbart, an denen sieben Personen teilnehmen, die im Schnitt zwei Stunden und 45 Minuten zusammensitzen. Ein Fünftel dieser Bürorunden dauert sogar länger als fünf Stunden. Woraus sich für manche statistisch ergibt, dass sie jede Woche rund 19 Stunden in Meetings sitzen.“

„Zu viele Köche verderben den Brei.“ Ist es nicht viel effektiver, mit weniger Mitarbeitern ein Meeting zu führen, welche zu 100% im Thema stehen?

10 Tipps für eine effektive Meetingkultur:

  1. Agenda rechtzeitig vorbereiten: Lassen Sie die Agenda im Vorfeld allen Teilnehmern zukommen, so dass sich jeder auf das Meeting vorbereiten und gegebenenfalls eigene Punkte zum Meeting einbringen kann.
  2. Meetings richtig nutzen. Berufen Sie kein Meeting ein, wenn das Problem nicht auch per E-Mail geklärt werden kann. Nutzen Sie das Meeting, um offene Fragen zu klären, um schneller einen Konsens zu finden und um Diskussionen miteinander zu fördern.
  3. Teams besser besetzen: Laden Sie die richtigen Teilnehmer ein, welche etwas zu dem Thema beitragen können, entscheidende Kenntnisse mitbringen und/oder regelmäßig durch kreative und konstruktive Vorschläge auffallen.
  4. Kleine Meetings einberufen: „Weniger ist manchmal mehr.“ Laden Sie höchstens 5 bis 7 Personen zum Meeting ein, damit besser diskutiert werden kann.
  5. PowerPoint Präsentationen möglichst vermeiden: Ein nützliches Werkzeug für Schulungen und Seminare aber nicht für effektive Meetings:
  6. Meeting pünktlich beginnen und Zeitrahmen setzen: Bitten Sie die Teilnehmer pünktlich zu erscheinen, um Zeitverzögerungen zu vermeiden. Jede Sekunde ist wertvoll. Setzen Sie sich Deadlines und halten diese auch unbedingt ein. Kalkulieren Sie im Vorfeld evtl. Pufferzeiten. Tipp: Die geistige Leistungskurve sinkt nach 45 Minuten
  7. Schweiger gezielt ansprechen: Nicht alle Teilnehmer trauen sich, Ihre Meinung vor mehreren Personen zu äußern. Darum ist es wichtig, Sie anzusprechen und nach Ihrer Meinung zu fragen.
  8. Diskussionen unbedingt fördern: Alle Teilnehmer sollen sachlich diskutieren aber dabei müssen persönliche Differenzen unterbunden werden.
  9. Entscheidungen sichtbar dokumentieren: Erstellen Sie ein Protokoll vom Meeting inkl. einer To Do – Liste, wer was bis wann und aus welchem Grund erledigen soll.
  10. Feedback zum Meeting: War das Meeting für alle verständlich? Wurde ein Ergebnis erzielt? Waren alle Teilnehmer richtig ausgewählt?

Nicht immer ist es möglich, alle Teilnehmer physisch an einen Tisch zu bekommen. Hier helfen digitale Lösungen. Telefon- und Videokonferenzen sind sehr stark im Trend. Sie sparen Zeit und Reisekosten. Auch für virtuelle Meetings ist es wichtig, einen Termin zu setzen und einen Zeitrahmen festzulegen. Ziehen Sie sich für ein virtuelles Meeting in einen ungestörten Raum zurück. Dass Sie sich vorher mit der Thematik / Agenda auseinandergesetzt haben, ist selbstverständlich. Im Großen und Ganzen gelten auch für virtuelle Meetings die oben genannten Anhaltspunkte und Meeting-Regeln.

Eine wichtige Sache sollte nicht vergessen werden: Jede Teilnahme an einem Meeting fördert die Unproduktivität im Arbeitsalltag.

Unsere 10 Tipps sind nach dem Vorbild des Artikels von Karrierebibel „Meeting: 12 Tipps für bessere Meetings und Besprechungen“ entstanden. Quelle: https://karrierebibel.de/meeting-tipps/

Autor

Tina Vielmuth stellt als Office Managerin den reibungslosen Ablauf in unserem Unternehmensalltag sicher. Mit ihrer ruhigen, gewissenhaften Art behält sie immer den Überblick über alle Bürobelange. mehr

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